忘年会の会場設営で失敗しないAVチェックリスト|プロジェクター・マイク・スクリーン
宴会場のAV設営、よくある失敗は毎年同じです
忘年会の余興ムービーが「後ろの席からまったく見えなかった」、乾杯の挨拶で「マイクがキーンと鳴り続けた」。宴会場のAVトラブルは、実は毎年ほぼ同じパターンで起きています。典型的な失敗は次の5つです。
・映像が暗くて見えない(会場の照明を落とせない宴会場で、家庭用の低輝度プロジェクターを持ち込んでしまう)
・マイクがハウリングする(スピーカーの前にマイクを向けて話す、音量を上げすぎる)
・BGMが流せない(会場の音響設備にスマホやPCをつなぐ端子がない)
・映像と手元資料の切り替えでもたつく(PC1台をHDMIで抜き差しして、その都度画面が乱れる)
・電源が足りない(宴会場の壁コンセントは意外と少なく、延長コードを忘れて詰む)
いずれも「当日会場に入ってから気づく」のが共通点です。この記事では、会場規模別の機材構成と、前日・当日のチェックリストで、これらを事前に潰していきます。
〜30名の宴会場:マイク1本とスピーカー1台で足ります
居酒屋の宴会場や小規模のレンタルスペースなら、機材は最小限で大丈夫です。
・映像: 会場備え付けのモニターがあればそれを使用。なければ3000ルーメン級のプロジェクター+白壁投影で十分です
・音響: ワイヤレスマイク付きアンプが1台あれば、司会・挨拶・BGMをすべてまかなえます
・BGM: スマホをアンプのAUX端子に接続するのが最も簡単です
この規模で見落としがちなのが「そもそも会場が暗くできるか」です。窓が大きい会場で明るいうちに開始する場合、プロジェクターは3000ルーメン以上を選んでください。家庭用の1000ルーメン級では、映像がほぼ見えません。
〜100名のホール:マイク2本体制とPAスピーカーが目安です
ホテルの中宴会場やホールクラスになると、備え付け音響だけでは足りない場面が増えます。
・映像: 3000ルーメン以上のプロジェクター+100インチ級スクリーン。スクリーンは会場備え付けを事前確認
・音響: PAスピーカー2台を会場前方の左右に設置。YAMAHA DBR10クラスのパワードスピーカーなら100名規模でも声が通ります
・マイク: 司会用と挨拶用の2本体制に。1本だと受け渡しで進行が止まります
・BGM: PC1台をBGM専用機にして、ミキサーまたはアンプに常時接続しておく
ハウリング対策はシンプルで、「スピーカーより後ろでマイクを使う」「スピーカーにマイクを向けない」の2点を守るだけでほぼ防げます。立ち位置をあらかじめ床にテープで示しておくと、登壇者が入れ替わっても安全です。
100名超の大宴会場:映像スイッチャーで「切り替え事故」をなくす
100名を超えると、余興ムービー・スライド・カメラ映像など映像ソースが複数になりがちです。ここで起きるのが「HDMI抜き差し事故」。ケーブルを差し替えるたびに画面が数秒乱れ、場の空気が途切れます。
・映像: プロジェクター+大型スクリーンに加えて、映像スイッチャーで複数のPC・カメラをあらかじめ接続しておき、ボタン1つで切り替える構成にします
・音響: PAスピーカーを前方左右+中間地点に増設。後方の席まで声を届けるには、スピーカーの数で解決するのが確実です
・登壇者用に返しモニター(手元で進行スライドを確認できるモニター)があると、司会が後ろのスクリーンを振り返らずに済み、進行が格段に安定します
この規模になると設営・撤収にも人手と時間がかかります。会場入りできる時間を会場側に必ず確認し、最低でも開宴90分前には機材設営を始められるよう調整してください。
前日までのチェックリスト
会場との事前確認で、当日のトラブルの8割は防げます。前日までに以下を確認してください。
・会場にスクリーン/モニターはあるか(サイズと接続端子も)
・会場の照明はどこまで暗くできるか(調光の操作方法も)
・音響設備は持ち込み機材と接続できるか(端子の種類を写真で確認)
・電源の位置と数(延長コード・電源タップを人数分ではなく機材分用意)
・HDMIケーブルの長さは足りるか(プロジェクターからPC席まで実測。5mでは足りないことが多いです)
・余興ムービーは再生テスト済みか(本番と同じPC・同じプレイヤーで最後まで再生)
・機材レンタルの受け取り日時と返却方法
特にケーブル長と端子形状は、当日にはリカバリーできない代表格です。会場の下見が難しい場合は、会場担当者に設備周りの写真を送ってもらいましょう。
当日のチェックリスト:開宴60分前までに「通しテスト」を
当日は設営が終わってからが本番です。開宴60分前までに、次の通しテストを済ませてください。
・マイクを実際の立ち位置で話してみて、音量とハウリングを確認
・余興ムービーを冒頭だけでなく音声が入る場面まで再生し、映像と音の両方をチェック
・BGMを本番の音量で流し、会話の邪魔にならないレベルに調整
・スライドの文字が最後列から読めるか、実際に最後列まで歩いて確認
・マイクの予備電池を司会席に置く
・機材まわりのケーブルを養生テープで床に固定(つまずき事故防止)
ここまでやっておけば、開宴後は進行に集中できます。機材の準備に自信がない場合は、プロジェクター・マイク・スピーカーをセットでレンタルし、接続方法のサポートを受けられる業者を選ぶと安心です。イベント百貨店でも宴会向けのAV機材を単品からレンタルできますので、会場の規模に合わせてご相談ください。